Immer wieder werde ich gefragt, wie ich es schaffe, regelmässig mit guten Themen präsent zu sein. Und auch die Selbstorganisation ist – gerade im Gespräch mit Kolleginnen und Kollegen, die neu gegründet haben – immer wieder ein Thema. Die parallele Betreuung von mehreren Kunden, die Vorbereitung von Unterricht und Referaten, das Schreiben regelmässiger Beiträge für diesen Blog, Content Curation und ehrenamtliche Aufgaben machen einen hohen Grad an Selbstorganisation in meinem Fall unerlässlich. Gute Tools sind dafür unverzichtbar. Meine Top 10 stelle ich Ihnen im Folgenden vor. Zusätzlich habe ich am Ende des Beitrags jene paar Klassiker aufgeführt, die meine Basis bilden. Weil Ihnen die meisten vermutlich aber schon bekannt sind, gehe ich auf sie nicht näher ein.

Ich nehme diesen Beitrag auch gleich zum Anlass, um das Thema Personal Branding von der Toolseite her aufzuzäumen. Dr. Kerstin Hoffmann, im Web besser bekannt als PR-Doktor, hat nämlich unter dem #Personalbrandmix2020 erneut zur Blog- und Webparade aufgerufen. Mit meinen Tipps zum Aufbau von Reichweite und Online-Reputation war ich schon vor zwei Jahren dabei. Auch meinen Prozess zur Content Curation habe ich in diesem Blog schon vorgestellt. Darum widme ich mich heute einem Thema, von dem ich ahne, dass es genauso interessiert: Ich stelle meine 10 Tools für Produktivität und Performance auch im Hinblick auf den Aufbau einer Personenmarke vor.

Na dann, legen wir doch gleich mal los. Die folgenden 10 Tools sind in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet. Wenn Sie mehr zu Funktion und Preisen wissen wollen, klicken Sie einfach auf das Bild und Sie gelangen direkt zum Anbieter.

aCalendar+ Kalender & Tasks

Dieser Android-Kalender ist mit Liebe zum Detail gemacht und lässt sich sehr fein einstellen. In aCalendar+ werden unterschiedliche Kalender auf Smartphone und Tablet übersichtlich in den ihnen vom User zugewiesenen Farben angezeigt. Die Einträge lassen sich über die Verbindung mit dem Adressbuch (ich weiss, das ist eigentlich böse) und Google Maps passgenau erstellen. Wer mag, nutzt in der kostenpflichtigen Version auch gleich die Aufgabenverwaltung. Ich habe dafür eine andere Lösung, wie Sie weiter unten sehen. Und sorry, iPhone-User, die App gibt’s bis auf weiteres nur für Android.

DeepL

Wenn Sie immer wieder mal Übersetzungen machen müssen, oder fremdsprachige Beiträge lieber in Ihrer Muttersprache lesen, dann sind Sie hier richtig. DeepL ist ein mächtiger maschineller Übersetzer. Hier ist eine Übersetzung ist immer nur ein Vorschlag: will heissen, die Wortwahl kann durch Anklicken des entsprechendes Begriffs angepasst werden. DeepL steht für Deep Learning, das bedeutet, dass jede Nutzerin den Dienst auch mittrainiert. Sei kurzem habe ich DeepL auf meinem Computer installiert. Ein zweimaliges ctrl + C einer Textpassage führt automatisch zu einer Übersetzung – ein willkommener Shortcut.

Feedly

Bei Feedly habe ich einen Grossteil meiner Informationsquellen gebündelt. Blogs, Online-Magazine, aber auch Google Alerts laufen klar nach Kategorien geordnet in diesen Feedreader ein. Feedly zeigt mir in der Pro-Version auch die inaktiven Accounts an – auch das ist eine wertvolle Information. Natürlich schaffe ich es nie, alle meine 270 Feeds zu lesen. Warum ich sie trotzdem behalte? Weil sie, wenn sie einmal von Feedly gezogen wurden, auch weit in die Vergangenheit abrufbar sind. Beiträge können übrigens markiert, kommentiert, in Boards gesammelt oder auch direkt aus Feedly geteilt werden. Und: Feedly gibt es auch mit Team-Funktion.

mSecure

Meine Passwörter kenne ich nicht, oder zumindest nur die wichtigsten. Die zahlreichen Logins, die mir meine Kunden anvertrauen, weiss ich schon gar nicht auswendig. Mit mSecure habe ich alle Zugänge, aber auch alle Informationen zu Kreditkarten, Ausweisen usw. auf jedem Gerät jederzeit zur Hand. Mein Fingerabdruck oder das Masterpasswort sind der Tresorschlüssel. Für neue Zugänge arbeite ich mit dem Passwort-Generator, was eine hohe Sicherheit garantiert. mSecure gibt es als kostenlose Version. Um den vollen Umfang zu nutzen, kauft man die App nur einmal; nervige Monatsgebühren entfallen. Hand aufs Herz: Haben Sie die Logins für Ihre Accounts und auch jene im Unternehmen gut gesichert?

Nord VPN

Das digitalen Nomadenleben bringt es mit sich, dass ich mich immer wieder in neuen Netzwerken anmelde. Anonymes Surfen in öffentlichen Netzen wird durch die Aktivierung eines Virtual Private Networks (VPN) möglich. Nord VPN nutzt, und betreibt teilweise auch selber, über 1000 Server in 30 Ländern. Nachrichten werden über diese Verbindungen verschlüsselt und die Daten sind sicher unterwegs. Durch die Änderung der eigenen IP-Adresse kann man zudem virtuell an jeden beliebigen Ort auf der Welt surfen. Das wird besonders dann interessant, wenn man Online-Preise vergleichen will. Die Installation ist auf allen gängigen Betriebssystemen denkbar einfach.

Omnifocus

Ich betreue durchschnittlich gleichzeitig fünf bis sechs aktive Kunden. Noch ein paar mehr befinden sich in einem inaktiven Zustand, weil die Projekte, an denen wir arbeiten, gerade zurückgestellt sind. Hinzu kommen noch die Planung für meinen Blog, für Schulungen und Referate sowie meine Ehrenämter. Müsste ich alle Pendenzen im Kopf behalten, er würde zerspringen. Kunden können mir Aufgaben übertragen und sie dann vergessen. Ich erledige sie, und zwar zum richtigen Zeitpunkt, garantiert. Die Projektplanung mit Omnifocus gibt nicht nur mir mehr Ruhe, sondern auch meinen Kunden die Sicherheit, dass nichts vergessen geht.

Pixelmator

Bilder bearbeite ich in der Regel mit Pixelmator, wobei ich hier lediglich die Classic-Version nutze. Für meine Bedürfnisse und vor allem auch für meine Kenntnisse reicht das. Die Bearbeitung beschränkt sich auf das Zuschneiden und Einpassen in Formate, wie zum Beispiel die Bilder für die Tools in diesem Beitrag. Für den Blog nutze ich auch immer gerne die Möglichkeiten, Texte über Bilder zu legen. Pixelmator arbeitet mit Ebenen, Bilder können also problemlos an Photoshop übergeben werden. Für eine noch bessere Bildbearbeitung arbeite ich zudem mit der Tablet-Version von Lightroom. Da benötige aber noch etwas mehr Musse, um das Programm richtig zu lernen.

ScanSnap

Er ist klein, aber er hat es in sich. Während Kundensitzungen, Erstgesprächen oder in Veranstaltungen ziehe ich in der Regel Block und Kugelschreiber vor. Meine Handnotizen wären aber auf Dauer verloren, wenn ich sie nicht digitalisieren würde. ScanSnap steht auf meinem Pult und ist dort eines der am meisten genutzten Geräte. Handlich ist der Scanner aber auch zum Erfassen von gedruckten Dokumenten: Dank der mitgelieferten Software Scan Snap Home können praktisch alle Unterlagen maschinenlesbar gemacht werden. Und natürlich lassen sich damit auch Fotos sehr gut scannen. Das Gerät läuft mit einem USB-Kabel oder auch über das lokale WLAN.

Snagit Editor

Ob für Schulungen, Präsentationen, Medienechos oder auch für die Erfolgskontrollen für meine Kunden: Mit Snagit mache ich mühelos Bildschirm-Aufnahmen. Das Tool lässt auch deren Bearbeitung zu. So kann ich unerwünschte Elemente löschen, ganze Blöcke verschieben oder zu viel Weissraum mitten im Bild herausschneiden. Zudem können Screenshots mit Pfeilen, Nummern oder Textelementen verdeutlicht werden. Dank der Panorama-Funktion kann ich auch längere Seiten mit Scrollen vollständig erfassen. Auf Snagit würde ich definitiv nie mehr verzichten.

Xodo Reader

Mit Xodo lese ich auf dem Tablet alle längeren Dokumente wie zum Beispiel Berichte und Studien, die ich für die Vorbereitung von Sitzungen oder Beiträge im Blog benötige. Markierungen, Textanmerkungen, Haft- oder oder Freihandnotizen sind im Nu gemacht. Mit Xodo soll es auch einfach möglich sein, Formulare auszufüllen. Praktisch ist auch der Nacht- oder Lesemodus. Bisher nicht ausprobiert habe ich die gemeinsame Arbeit an einem Dokument in Echtzeit im Browser via Xodo Connect. Klingt aber interessant, zudem steht dafür auch ein Chat zur Verfügung.

Einblick in die Klassiker

Und wie versprochen noch der Blick in meine Alltags-Anwendungen, die für Sie wohl keine Neuigkeiten mehr sind. Die Basis für meine Arbeit bilden Anwendungen, die Sie vermutlich selbst schon zur Genüge kennen: Microsoft Office for Mac nutze ich für Mail- und Terminverwaltung, Präsentationen, Konzepte, Erfolgskontrolle und noch viel mehr. Um PDFs zu erstellen, neu aufzubauen und zu komprimieren greife ich auf den pdf Reader Pro zu. Und natürlich gehören für die Zusammenarbeit OneDrive und Google Drive mit dazu.

Mein Blog ist auf WordPress aufgesetzt, mit einer Hosting-Lösung bei Cyon (kann ich wärmstens empfehlen, weil sie einfach einen super Support haben, wenn man ihn denn mal braucht). Der Newsletter läuft über Mailchimp. In der Kundenarbeit baue ich auf Slack, schätze den Dienst aber auch, um als Abonnentin beim Social Media Watchblog dranzubleiben. Für Distanzunterricht und mein virtuelles Co-Working mir Irene Michl und neuerdings Stephanie Kowalski über drei Länder hinweg arbeite ich mit Zoom.

Mit welchen Apps und Tools arbeiten Sie? Was ist unverzichtbar? Schreiben Sie es mir in einen Kommentar – die anderen Leserinnen und Leser, und ich auch, werden es Ihnen danken.