Bis Ende 2018 war der Brief nach Hause die einzige Option, wenn Spross seine Mitarbeitenden gleichzeitig und persönlich erreichen wollte. Heute ist die interne Kommunikation mit einer App digitalisiert und läuft in Echtzeit über das Smartphone. Dass damit ein echtes Bedürfnis erkannt wurde, zeigt die intensive Nutzung schon ab Tag eins. Anna-Katharina Keller, Kommunikationsverantwortliche, hat mir erklärt, wie sie vorgegangen ist.

Beim Zürcher Traditionsunternehmen arbeiten 60% der 180 Mitarbeitenden auf Baustellen, in Privatgärten oder sind als Chauffeure unterwegs. Eine Firmen-Mailadresse haben sie nicht, ihre Werkzeuge sind Spaten, Heckentrimmer und Muldenlader. Hinzu kommt, das die Spross-Gruppe in drei Unternehmensbereiche aufgeteilt ist: Garten- und Landschaftsbau, Transport und Recycling sowie Immobilien. Nicht einfach also, die interne Kommunikation zu steuern.

Beekeeper-App als Intranet

Das Familienunternehmen hat kein Intranet. Vor der Umstellung lief die interne Kommunikation entweder auf Papier oder mündlich. Kommunikationsmittel waren ein Brief per Post nach Hause oder Aushänge am “schwarzen Brett” an verschiedenen Standorten. Die mündliche Information verlief Top-down durch die Bereichsleitenden an ihre Teams. Dynamische und zeitgemässe interne Kommunikation sieht in Zeiten der Digitalisierung anders aus. Darum hat CEO Natalie Spross das Projekt für eine bodenständige digitale Zusammenarbeit angestossen. Doch wie erreicht man 180 Mitarbeitende schnell, direkt und gleichzeitig, wenn gut 60% keine Firmen-Mailadresse haben?

Praktisch alle verfügen über ein Smartphone – und das ist in der Regel überall dabei. Deshalb ist es auch der Schlüssel zum Ziel, die interne Kommunikation zu verbessern, indem alle Mitarbeitenden schnell, gleichzeitig und direkt erreicht werden. Die logische Lösung war die Einführung einer Team-App, die sowohl mobil auf Android und iOS, aber auch auf dem Desktop läuft. Spross hat sich für Beekeeper entschieden und nutzt diese Funktionen:

• Stream: Vergleichbar mit Facebook können alle Mitarbeitenden Beiträge teilen, die dann auch kommentiert und geliked werden können.
• Chats: Mitarbeitende können sich direkt oder in Gruppen austauschen.
• Nutzerverzeichnisse: Alle Mitarbeitenden sind sichtbar und können einfach kontaktiert werden, auch unterwegs.
• Dokumente: Wichtige Unterlagen des Unternehmens und ausgewählte Links können als Hilfsmittel bereitgestellt werden, zum Beispiel das Mitarbeiterhandbuch.
• Persönliches Postfach: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat ein persönliches Postfach, das von aussen nicht eingesehen werden kann.

Die Content-Formate umfassen neben reinen Textnachrichten auch Fotos, Videos und Dokumente in den gängigen Formaten sowie Umfragen.

Evaluation mit Fokus

Anna-Katharina Keller hat im Evaluationsprozess zuerst den Fächer weit aufgemacht und diese Fragen geklärt:

• Welche Prozesse müssen über die App abgewickelt werden können?
• Soll die App nur für Mitarbeitende zur Verfügung stehen oder findet sie auch Einsatz im Kundenmanagement?
• Soll sie selber programmiert und auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden oder tut es auch ein bereits auf dem Markt verfügbares Produkt?

Die Versuchung, alle Bedürfnisse aufzugreifen und die eierlegende Wollmilchsau zu finden, ist gross. Solche Projekte werden schnell mal komplex und teuer – nix für ein Familienunternehmen, darum hat Spross auf drei Bedingungen fokussiert:

1. Die Lösung soll die Kommunikation und Vernetzung nicht nur innerhalb, sondern auch zwischen den Bereichen und vor allem zwischen Büro und Basis draussen ermöglichen.
2. Die App muss auch ohne Eingabe von Mailadresse oder Telefonnummer nutzbar und einfach und intuitiv zu bedienen sein.
3. Die App muss eine Schnittstelle zum ERP (Enterprise Resource Planning) ermöglichen.

Anna-Katharina Keller hat sich mehrere Tools aus dem In- und Ausland angeschaut. “Viele Lösungen waren für uns zu gross und wirkten zu Corporate, weil sie für Unternehmen mit 1’000 Mitarbeitern und mehr ausgelegt sind”, summiert sie; schliesslich standen, nach Abstimmung mit CEO Natalie Spross, noch zwei Apps für die Endausscheidung zur Wahl. In dieser Phase hat Anna-Katharina Keller den Kreis wieder geöffnet:

1. Ihre Kollegin aus dem Personal war an beiden Demos dabei und konnte ihre Perspektive mit einbringen.
2. Zwei Spross-Mitarbeitende unterschiedlichen Alters wurden gebeten, die Apps zu testen.

Die gesamte Evaluationsphase dauerte zwei Monate. Bis zum Launch am Weihnachtsessen 2018 blieb noch genügend Zeit, die Lancierung zu planen.

Kultur als Treiber für die Nutzung

Auch wenn eine App nützliche Funktionen und eine gute Usability mitbringt, ist das noch keine Garantie, dass sie auch genutzt wird. Wie viele Intranets kennen Sie, die vor sich ‘hindümpeln’, weil sich die Mitarbeitenden nicht trauen da reinzuschreiben oder weil die Inhalte, die Top-down eingestellt werden, nicht als relevant angenommen werden?

Eine App allein macht also noch keine Digitalisierung, Menschen müssen der Technologie folgen. Bei Spross haben sie das sehr gut getan, die Zwischenbilanz lässt sich sehen. 90% aller Inhalte kommen von den Mitarbeitenden. Dabei, und darüber ist Spross besonders glücklich, haben im letzten halben Jahr 60% der gesamten Belegschaft beigetragen. Aber wie in jedem anderen Netzwerk gibt die paar Wenigen, die durch eine intensivere Aktivität auffallen. Bis heute sind es nur eine Handvoll, die nicht angemeldet sind. Sie werden anders abgeholt, einige davon stehen kurz vor der Pensionierung.

Ganz offensichtlich hat Spross ein Vakuum aufgefüllt und mit der App die interne Kommunikation und Zusammenarbeit entscheidend verbessert. Woran kann es denn liegen, dass der Zuspruch so schnell so gross war? Anna-Katharina Keller mutmasst: “Bei uns ist das Klima sehr familiär und der Umgang kollegial. Dass wir uns über alle Hierachiestufen hinweg duzen, ist eine neuere Entwicklung und ich denke nicht, dass das der Hauptgrund ist. Wichtig finde ich, dass wir uns in unserer Vielfalt respektieren. Dann sind unser Mitarbeitenden auch wirklich mit Freude an der Arbeit und stolz auf das, was sie tun. Die App gibt ihnen Gelegenheit zu teilen, was sie gerade tun.”

Minimale Regeln zum Fairplay

Die Mitarbeitenden posten von der Baustelle und ihre Erfahrungen, aber auch Privates ist erlaubt. Dazu Anna-Katharina Keller: “Wir haben für die Firma nur einen Kanal, und lassen offen, wenn die Leute auch privat posten wollen. Natürlich beobachten wir was geht, mussten bisher aber nicht eingreifen.”

Eine Herausforderung ist sicher die Sprache. Nochmals Anna-Katharina Keller: “Standard ist Deutsch, wir haben jedoch viele fremdsprachige Mitarbeiter, davon spricht die grosse Mehrheit Portugiesisch. Hier ist Toleranz gefragt: Viele haben Deutsch im Alltag gelernt und sind darum mit Mundart besser vertraut als mit Standarddeutsch. Dann ist es auch ok, wenn sie so in unserem Netzwerk kommunizieren. Und natürlich gehören grammatikalische Fehler mit ins Bild unseres Streams, es würde aber niemandem in den Sinn kommen, hier korrigierend einzugreifen.”

Die einzige Vorgabe, die Spross macht, sind die Fairplay-Regeln:

1. Wir zeigen uns: Ein Profilbild, auf dem die Person erkannt wird ist Pflicht, ob Business oder Privat spielt dabei keine Rolle.
2. Wir kommunizieren offen, ehrlich und respektvoll: Nicht alle sind deutscher Muttersprache und es ist völlig in Ordnung, wenn mit Fehlern geschrieben wird. Zudem ist Diversität ist Teil der Unternehmenskultur.
3. Wir vertrauen einander.

Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin hat ein eigenes, persönliches Postfach mit Nachrichten für die 1:1-Kommunikation und für Chats. Spross sieht zwar, wie viel gechattet wird, aber nicht, wer spricht, und schon gar nicht worüber.

Interne Kommunikation im Stream

Im Stream mischen sich Posts der Mitarbeitenden mit Unternehmensnachrichten. Für die offiziellen Publikationen gibt es je nach Zweck unterschiedliche Absender:

• Unternehmensnews kommen direkt vom zuständigen Geschäftsleitungsmitglied oder Bereichsleiter bzw. -leiterin. Sie werden bei Bedarf in Abstimmung mit der Kommunikation oder den HR vorbereitet, jedoch über die eigenen Profile eingestellt.
• Für Gratulationen zu Geburtstag, Geburten oder Dienstjubiläen kommt das Firmenprofil zur Anwendung.

Auch die Sichtbarkeit lässt sich steuern, weil sonst in einer so aktiven Community wichtige Meldungen in der Menge an Posts unterzugehen drohen. Um das zu vermeiden, nutzt Spross drei Möglichkeiten:

• Ins Postfach: Offizielle Nachrichten, die jeden einzelnen erreichen müssen, gehen personalisiert direkt ins Postfach der jeweiligen Mitarbeitenden. So kann auch sichergestellt werden, dass die Nachricht wirklich angekommen ist. Die Privatsphäre bleibt aber gewahrt, auch wenn der Empfänger auf eine Meldung antwortet.
• Anheften: Wichtige Infos, die alle sehen müssen, werden im Stream oben für eine Weile fixiert; zum Beispiel eine Umfrage, was Spross zu runden Geburtstagen schenken soll.
• Mentions: Betroffene Personen werden mit Erwähnung direkt adressiert.

Während der informelle Austausch schon sehr gut läuft, ist die institutionelle Kommunikation im Aufbau. Beide ergänzen sich, denn sie sollen letztlich dazu beitragen, dass die Mitarbeitenden informiert sind und dank Transparenz und Vernetzung noch besser zusammenarbeiten. Bereits gibt es Fälle, bei denen ein Foto im Stream geholfen hat, ein Problem zu lösen. Das übrigens ohne Zutun einer Vorgesetzten, sondern nur, weil Mitglieder der Unternehmens-Community das Foto gesehen und die Lösung des Problems gleich selbst an die Hand genommen hatten.

Der Start ist zweifellos geglückt und ich habe darum Anna-Katharina Keller gebeten, Ihnen ihren Tipp auf den Weg zu geben. Ganz spontan sagt sie: “Suchen Sie sich eine Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt. Kopieren ist keine Option.”