Die Kommunikation des Schweizerischen Nationalfonds (SNF) hat sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt. Was während der Pandemie als notwendige Reorganisation begann, hat sich zu einem strukturierten Newsroom-Modell entwickelt. Heute bilden zwei komplementäre Systeme das Rückgrat dieser Arbeit: eine massgeschneiderte Redaktionsplanung auf Basis von Jira sowie ein strategisches Themenhaus zur inhaltlichen Fokussierung.
Andrea Baumann (Co-Leitung Newsroom und Kommunikationsspezialistin) und Nadine Leyser (Kommunikationsspezialistin) haben mir erklärt, wie dieser Wandel in der Praxis vollzogen wurde und welche Systeme den Alltag heute prägen. Andrea Baumann war wesentlich an der Konzeption und Steuerung des Themenhauses beteiligt, Nadine Leyser hat die iterative Entwicklung und Implementierung der Redaktionstools vorangetrieben.
Der Weg zum passenden Tool: Triage im Workshop
Das Kommunikationsteam des SNF setzte schon früh auf agile Strukturen mit Rollen, Kreisen und täglichen Koordinationssitzungen. Während sich diese Arbeitsform bewährte, stiess die herkömmliche Planung mittels Excel-Listen zunehmend an ihre Grenzen. Die Komplexität der Themen und die feingliedrigen Abstimmungsprozesse innerhalb des Newsrooms liessen sich in einer statischen Tabelle nicht mehr angemessen abbilden.
Um die bestehenden Einschränkungen zu überwinden und die redaktionellen Abläufe auf ein neues Fundament zu stellen, wurde ein strukturierter Evaluationsprozess angestossen. Ein zentraler Meilenstein in diesem Prozess war ein gemeinsamer Workshop, der das fachliche Fundament für das weitere Vorgehen legte. Eine wesentliche strategische Leitplanke war dabei die Empfehlung, zunächst das Potenzial bereits vorhandener interner Softwarelösungen auszuschöpfen, bevor externe Neubeschaffungen in Betracht gezogen wurden.
Im Rahmen einer fundierten Evaluation wurden verschiedene Optionen geprüft. Standardlösungen wie Microsoft Planner erwiesen sich für die spezifischen Anforderungen der Redaktionsplanung als zu unflexibel. Auch spezialisierte Branchensoftware schied letztlich aus, da sie sich in der täglichen Handhabung als nicht benutzerfreundlich genug erwies. Die Wahl fiel schliesslich auf Jira, das durch seine hohe Anpassungsfähigkeit überzeugte und die komplexen Prozesse des SNF massgeschneidert abbildet. Zudem nutzten auch bereits andere Teams in der Organisation das Tool für ihre Projekte, was Möglichkeiten für die Zusammenarbeit bietet.
Die Entwicklung von Jira: Iterativ zum Ziel
Die Einführung von Jira verlief nicht als klassisches, lineares Projekt, sondern folgte einem agilen, iterativen Ansatz. Anstatt eine fertige Lösung einzukaufen, gestaltete das Kommunikationsteam die Umgebung aktiv mit. Entscheidend für den Erfolg war das methodische Vorgehen:
- Selbstständiges Prototyping: Das Kommunikationsteam übernahm die erste Konfiguration selbst, um ein tiefes Verständnis für die Logik des Tools zu entwickeln.
- Enge Abstimmung mit der IT: Die interne Informatik wurde als Partnerin für komplexe Anforderungen beigezogen. Da fundierte Vorarbeit geleistet worden war, fand der Austausch auf Augenhöhe statt.
- Frühe Einbindung von Testpersonen: Pilotnutzerinnen und -Nutzer aus verschiedenen Bereichen lieferten wertvolles Feedback für die Verfeinerung der Workflows.
- Systematische Dokumentation: Ein umfassendes Handbuch half dabei, die Prozesse theoretisch zu durchleuchten und die Einführung zu begleiten.
Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die Haltung des Teams: Probleme wurden zuerst intern durchdacht und Lösungsansätze skizziert, bevor gezielt technischer Support angefordert wurde.
Der Jira-Workflow in der Praxis: Leistungen und Prozesse
Heute bildet Jira den gesamten Lebenszyklus einer Kommunikationsmassnahme lückenlos ab: von der ersten Idee bis zum Abschluss.
Vollständiges Status-Tracking: Massgeschneiderte Kanban-Boards schaffen Transparenz über alle Phasen (Planung, Redaktion, Übersetzung, Freigabe, Publikation):
Automatisierung durch Subtasks: Das System erstellt bei bestimmten Aufgabentypen automatisch Teilaufgaben, etwa für die verschiedenen Übersetzungsdienste:
Einbindung von Schnittstellen: Durch die Outlook-Integration fliesst die gesamte Korrespondenz direkt in den jeweiligen Jira-Task ein.
Automatisierte Reportings: Über Confluence werden monatliche Live-Berichte für die Geschäftsstelle generiert, die eine aktuelle Vorschau auf alle Aktivitäten bieten.
Während Jira somit für reibungslose Abläufe und maximale Transparenz in der Umsetzung sorgt, benötigt ein moderner Newsroom zusätzlich einen inhaltlichen Kompass, der durch das strategische Themenhaus definiert wird.
Das Themenhaus: Strategische Leitplanken für den Content
Während Jira für klare operative Prozesse sorgt, liefert das Themenhaus die strategische Orientierung. Es bildet das Bindeglied zwischen der langfristigen Strategie des SNF und der täglichen Themenauswahl.
Struktur und zeitlicher Horizont
Das Themenhaus ist in zwei komplementäre Bereiche unterteilt:
- Strategische Basis (blau): Dieser Bereich umfasst die langfristigen Prioritäten, Botschaften und Werte, von denen einige bis zum Jahr 2032 definiert sind.
- Operative Schwerpunkte (orange): Hier finden sich die Themen sowie die zugehörigen Dialoggruppen, die jährlich auf den Prüfstand gestellt werden. Sie orientieren sich am SNF-Aktionsplan 2025–2028 sowie an aktuellen gesellschaftlichen und politischen Entwicklungen.
Durch diese Unterteilung wird sichergestellt, dass die Kommunikation sowohl langfristige Stabilität bewahrt als auch flexibel auf aktuelle Trends reagieren kann. Die konkrete Gewichtung dieser Themen erfolgt durch eine klare Priorisierungslogik.
Priorisierung nach dem ABC-Modell
Um die begrenzten Ressourcen des Newsrooms wirkungsvoll auf die strategischen Ziele auszurichten, werden alle Anfragen nach einer verbindlichen Logik selektiert und bearbeitet. Dieses Vorgehen schafft Klarheit über die Rollenteilung zwischen der Kommunikationsabteilung und den Fachbereichen.
- A-Themen: Diese geniessen die höchste strategische Relevanz für den SNF. Deshalb übernimmt die Kommunikationsabteilung hier die Federführung und treibt die Inhalte proaktiv sowie gestalterisch voran.
- B-Themen: Sie bilden das wichtige Kerngeschäft ab, wie etwa regelmässige Ausschreibungen, und werden in enger, partnerschaftlicher Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen und den Kommunikationsspezialisten realisiert.
- C-Themen: Bei diesen Aufgaben liegt die operative Verantwortung primär bei den jeweiligen Fachabteilungen, während das Newsroom-Team lediglich auf eine schlanke Umsetzung fokussiert und beratend zur Seite steht.
Diese konsequente Kategorisierung stellt sicher, dass die Expertise der Kommunikationsteams dort konzentriert wird, wo sie die grösste Hebelwirkung für die Reputation und die Ziele des SNF entfaltet.
Zusammenspiel von Themenhaus und Redaktionstool
Im Redaktionstool dient das Themenhaus nicht als technischer Einstiegspunkt, sondern als entscheidende strategische Zuordnungsebene. Durch die bewusste Trennung von operativer Planung und inhaltlicher Einordnung wird die Flexibilität im Redaktionsalltag massgeblich erhöht.
- Massnahmenorientierte Planung: Der operative Einstieg ins Tool erfolgt immer über die konkrete Kommunikationsmassnahme, sodass die Redaktoren direkt in ihrer gewohnten Arbeitslogik arbeiten können.
- Nachgelagerte Zuordnung: Die Verknüpfung mit den strategischen Themen sowie die Zuweisung der Prioritäten (A, B oder C) erfolgen systemseitig als ergänzender Schritt innerhalb des Jira-Tickets.
- Strategische Übersicht: Erst durch diese Verknüpfung ermöglichen automatisierte Filter und Auswertungen eine jederzeit fundierte Übersicht darüber, ob der tatsächliche Output mit den langfristigen Zielen des Themenhauses übereinstimmt.
Diese methodische Trennung ermöglicht es dem Team, agil auf Tagesereignisse zu reagieren, ohne dabei die langfristige strategische Ausrichtung aus den Augen zu verlieren.
Die Kombination aus einem iterativ entwickelten Tool und einem klaren strategischen Rahmen hat beim SNF dazu geführt, dass Kommunikation nicht mehr als reine Dienstleistung auf Abruf, sondern als proaktive Steuerung wahrgenommen wird. Das Themenhaus schärft den Fokus, während Jira die nötige Effizienz schafft, um diesen Fokus im dichten Kommunikationsalltag beizubehalten.
Fragen und Antworten zur Newsroom-Transformation des SNF
Die Excel-basierte Planung stiess an ihre Grenzen, da sie die zunehmende Komplexität der Themen und Abstimmungsprozesse im Newsroom nicht mehr abbilden konnte. Eine statische Tabelle bot zu wenig Flexibilität für dynamische, agile Arbeitsweisen.
Jira überzeugte durch seine hohe Anpassungsfähigkeit und die Möglichkeit, komplexe Prozesse massgeschneidert abzubilden. Zudem wurde das Tool bereits in anderen Teams eingesetzt, was die Zusammenarbeit erleichtert.
Das Themenhaus fungiert als strategischer Kompass und Bindeglied zwischen der langfristigen Strategie des SNF und der täglichen Themenauswahl. Während Tools wie Jira die operative Effizienz gewährleisten, sorgt das Themenhaus für die erforderliche inhaltliche Orientierung und Fokussierung.
Das Themenhaus ist in zwei Bereiche unterteilt: Die strategische Basis (blau) umfasst langfristige Prioritäten und Werte bis zum Jahr 2032, während die operativen Schwerpunkte (orange) Themen und Dialoggruppen beinhalten, die jährlich basierend auf dem Aktionsplan sowie gesellschaftlichen und politischen Entwicklungen geprüft werden.
Der SNF nutzt ein ABC-Modell.
A-Themen haben höchste strategische Relevanz und werden federführend von der Kommunikation geleitet.
B-Themen betreffen das Kerngeschäft und werden partnerschaftlich zwischen den Fachabteilungen und den Kommunikationsspezialisten umgesetzt.
C-Themen liegen in der operativen Verantwortung der Fachbereiche, wobei die Kommunikation eine beratende Funktion übernimmt.
Das Themenhaus stellt keinen technischen Einstiegspunkt dar, sondern eine nachgelagerte Zuordnungsebene. In Jira erfolgt der Einstieg über die konkrete Massnahme. Erst danach werden strategische Themen und ABC-Prioritäten dem Ticket zugewiesen. Mithilfe von Filtern kann anschliessend ausgewertet werden, ob der Output mit den strategischen Zielen übereinstimmt.
Entscheidend war ein agiler, iterativer Ansatz statt der Beschaffung einer Fertiglösung. Das Kommunikationsteam entwickelte durch selbstständiges Prototyping ein tiefes Verständnis für das Tool, arbeitete auf Augenhöhe mit der IT zusammen, band frühzeitig Pilotnutzer ein und erstellte eine systematische Dokumentation.
Ich danke Andrea Baumann und Nadine Leyser für ihre Offenheit und dafür, dass sie sich die Zeit genommen haben, um hier ihre Erfahrungen zu teilen.