Der Newsroom von Datev: Erfahrungen acht Monate nach dem Start

Als ich mich vor einem Jahr mit Christian Buggisch, Leiter Corporate Publishing, ausgetauscht habe, stand der Newsroom von Datev noch vor dem Start. Jetzt wollte ich von ihm wissen, wie die Sache angelaufen ist und welche Erfahrungen er mit Aufbau und Organisation des Newsrooms gemacht hat.

Im Gegensatz zu Siemens (auch hier im Blog) konnte die Kommunikation von Datev noch nicht von Anfang an in einen Newsroom umziehen, das folgt dieses Frühjahr. Im ersten Schritt wurden die Organisation und vor allem die Denk- und Herangehensweise verändert.

Zur Erinnerung, so sieht das Newsroom-Modell aus, auf das Datev baut:

Modell Newsroom von Datev nach Prof. Christoph Moss
So ist der Newsroom von Datev organisiert. Modell nach Prof. Christoph Moss (http://www.mediamoss.com)
Wann ist der Newsroom gestartet und wie viele Mitarbeiter sind dabei?

Ich habe meine Abteilung mit rund 40 Mitarbeitern am 1. Juni 2015 umorganisiert, seitdem arbeiten wir nach Newsroom-Prinzipien mit Themen-/Mediendesks und CvDs.

Wie läuft die Zusammenarbeit zwischen Themendesks und Mediendesk konkret?

Wir haben den Produktionsprozess tatsächlich komplett umgestellt. Während früher häufig der Wunsch an uns herangetragen wurde, etwas ganz Konkretes in einem bestimmten Medium umzusetzen („Wir brauchen ein Video zum Thema X“), bestehen wir jetzt immer darauf, sich erst mal aufs Thema zu konzentrieren und ein Themenbriefing bei uns abzugeben. Im Newsroom kümmert sich dann ein Themenverantwortlicher darum und entscheidet – ggf. gemeinsam mit Medienverantwortlichem und CvD – für welche Medien das Thema aufbereitet wird.

Gilt das auch für die sozialen Medien?

Im Prinzip ja, bei unseren Blogs zum Beispiel verfahren wir genauso. Um kleinere Contentschnipsel wie Tweets kümmert sich allerdings noch der Medienverantwortliche, sprich der Social Media Manager.

Themen ergeben sich oft auch kurzfristig oder sie sind als Nischencontent zu klein für eine umfassende Planung. Wie geht ihr damit um?

Wir unterscheiden generell zwischen geplanten und ungeplanten Themen, und auch bei den geplanten gibt es nochmal Unterschiede zwischen grösseren kampagnenähnlichen Themen und Standardthemen. Der Newsroom kann natürlich all diesen Input verarbeiten, man muss nur aufpassen, dass nicht „ungeplante“ Themen bei uns landen, die in der Planung eigentlich verworfen wurden. Das ist unter anderem Aufgabe der CvDs, darüber den Überblick zu behalten.

Wie baut ihr die Redaktionskonferenz auf und wer ist da dabei?

Wir haben dreimal wöchentlich eine Morgenlage und einmal wöchentlich eine grosse Redaktionskonferenz. Bei der Morgenlage sollte aus jedem Desk ein Vertreter anwesend sein, die Redaktionskonferenz ist für alle Mitarbeiter offen.

Welche Rolle spielt der CvD? Wie wurde er auf seine Aufgabe vorbereitet?

Die CvDs (wir haben zwei) organisieren und moderieren diese Konferenzen, darüber hinaus müssen sie den Überblick über alle Themen und Medien haben, zwischen den Desks vermitteln und im Zweifelsfall auch entscheiden, was wann wo publiziert wird und was nicht. Da diese Rolle völlig neu war, haben wir mehrere Workshops mit den CvDs gemacht und uns dazu auch externe Unterstützung geholt.

Ihr habt euch Ziele gesetzt: Vermeiden von Redundanzen, stärkere Vernetzung, Finden von neuen Themen. Inwieweit sind diese schon erreicht?

So eine Reorganisation einer Kommunikationsabteilung ist ein grosses Change-Projekt, das darf man nicht unterschätzen, und grosse Veränderungen brauchen Zeit. Ich finde, wir sind auf dem Weg schon ein gutes Stück vorangekommen, für manche Themen und Medien funktioniert die neue Organisation schon sehr gut, zum Beispiel bei der internen Kommunikation, in manchen Bereichen haben wir noch Baustellen.

Du hast vor dem Start auch eure Bedenken mitgeteilt, Stichwörter dazu sind: Know how und Produktivität. Was ist inzwischen daraus geworden?

Das sind gute Stichwörter, denn am Anfang müssen fast alle Mitarbeiter Know how aufbauen, da sie mindestens teilweise neue Aufgaben haben und zum Beispiel Inhalte für neue Medien produzieren. Das reduziert natürlich zunächst einmal die Produktivität, genauso wie neue Prozesse, die sich einspielen müssen, Tools, die gelernt werden müssen, und Termine, die es vorher nicht gab. Da gilt es, am Anfang erst mal einen Berg zu überwinden. Mit der Zeit wachsen aber Erfahrung und Sicherheit im Umgang mit den neuen Herausforderungen, und dann kann man in vielen Bereichen auch den erhofften Produktivitätsschub sehen.

Seid ihr bei der Toolfrage einen Schritt weiter?

Ja, unser Tool ist fertig und im Einsatz. Wir haben es auf Basis von SharePoint komplett neu gebaut. Ich habe das im Vorfeld etwas unterschätzt, aber dieses Tools ist eine sehr wichtige Neuerung. Es schafft Transparenz über die laufenden Kommunikationsarbeiten und es kanalisiert den Input viel einheitlicher als zuvor, als wir Aufträge per Mail, Telefon oder sonst wie bekommen und Medienplanung in Excel-Listen gemacht haben.

Du hast gesagt, dass ein Newsroom ein grosses Change-Projekt ist. Wie ist das bisher gelaufen? Was waren die Herausforderungen? Was ist unter Umständen glatter gelaufen als gedacht?

In so einem Projekt gibt es immer Überraschungen. Dinge, die du dir im Vorfeld kompliziert vorgestellt hast, laufen völlig reibungslos, dafür tauchen Probleme auf, die du nicht erwartest hast – aber das ist, denke ich, völlig normal. Relativ glatt lief zum Beispiel der Zuschnitt der Medienverantwortung, da es die mehr oder weniger früher schon gegeben hat. Schwierig war es, die Veränderungen umzusetzen, während das normale Tagesgeschäft weiterlief, denn wir konnten ja nicht die Kommunikation für ein paar Wochen einstellen, um uns neu zu sortieren. Alte Prozesse mussten noch funktionieren und neue etabliert werden, alte Aufgaben noch wahrgenommen und neue übernommen werden – das war für die Mitarbeiter nicht immer leicht.

Hier im Blog habe ich mit Siemens auch eine Lösung vorgestellt, die auch architektonisch umgesetzt wurde, bei euch gibt es keine räumliche Manifestation der Newsrooms. Hat sich das bisher bewährt?

Bislang sitzen die Mitarbeiter noch genauso zusammen wie vor der Umorganisation, weil es im Haus andere Bau- und Umzugsprojekte gab, die Vorrang hatten. Das ist natürlich alles andere als förderlich für die neue Form der Zusammenarbeit. Aber jetzt im Frühjahr ziehen wir auch um. Wir werden zwar nicht in einem „grossen“ Newsroom arbeiten wie bei Siemens, aber die Desks rücken enger zusammen und wir werden einen zentralen Kommunikationsbereich haben, wo die Konferenzen, Blattkritik und ähnliches stattfinden werden.

Was steht als nächstes an?

Nach den vielen Veränderungen ist es jetzt erst mal an der Zeit, Ruhe einkehren zu lassen, damit sich die neuen Prozesse gänzlich einspielen können. Der Newsroom muss jetzt erst mal gut funktionieren – gerade in diesem Jahr, in dem wir unser 50-jährigens Firmenjubiläum feiern. Da gibt es jede Menge Kommunikationsbedarf …

Ich bedanke mich herzlich bei Christian Buggisch für die Offenheit mit der er seine Erfahrungen zum Newsroom von Datev teilt. Solche Menschen sind es, die unsere Branche weiter bringen.

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5 Kommentare zu “Der Newsroom von Datev: Erfahrungen acht Monate nach dem Start

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