Besuch im Siemens Newsroom Teil 3: Aufbau und Einbezug der Mitarbeitenden

Der Newsroom ist gebaut. Jetzt müssen nur noch die Mitarbeiter einziehen. Wer so vorgeht, hat weit gefehlt! Der Vorlauf, um das Team ins Newsroom-Boot zu holen, ist grösser und bis zum Erfolg gilt es einige Hürden zu nehmen. Auch dazu hat mir Oliver Santen, Head of PR and Technology Press anlässlich meines Besuchs in München wertvolle Einsichten vermittelt. Und zum Schluss lade ich Sie mit der Bildergalerie ein zu einem virtuellen Rundgang.

Siemens AG
Bildquelle Siemens

Dies ist der dritte und letzte von drei Beiträgen zum Siemens Newsroom. In den ersten beiden Blogbeiträgen haben Sie einiges über die Funktionen und Rollen im Newsroom sowie die Content-Planung und Abläufe erfahren. In diesem Beitrag sprechen wir vom Aufbau und Einbezug der Mitarbeitenden, ohne deren Mitwirkung letztlich auch der schönste Newsroom scheitert. 

Sie waren am Aufbau dieses ersten Newsrooms beteiligt, welche Hürden galt es zu überwinden?

Es war gar nicht so einfach einen passenden Raum zu finden und diesen dann so zu gestalten, dass unsere Konzeption auch umgesetzt werden konnte. Wir haben im Newsroom ein sehr individuelles Möblierungskonzept, das schon etwas Besonderes ist. Das ist sicherlich auch der Tatsache geschuldet, dass wir den Newsroom nur während der Bauzeit der neuen Konzernzentrale nutzen. Wenn wir die neue Zentrale im Frühjahr 2016 beziehen, werden wir uns wieder mehr am Office-Konzept von Siemens orientieren.

Im Newsroom sitzen die Mitarbeitenden an verschiedenen Arbeitsinseln in einem offenen, grossen Raum, das ist ja auch nicht jedermanns Sache?

Es gab am Anfang natürlich Bedenken:„Oh Gott, kann ich mich da noch konzentrieren“ oder „was geschieht mit meiner Privatsphäre?“. Wir haben die Sorgen sehr ernst genommen, fortlaufend über den Bau des Newsrooms informiert und viel erklärt. Ich denke, heute ist die große Mehrheit sehr glücklich hier zu arbeiten, weil der Newsroom einen echten Mehrwert in der täglichen Arbeit darstellt. Ein Beispiel: das Redenschreiber-Team saß früher separat. Heute sitzt die Truppe im Newsroom und fühlt sich dort genau richtig.

Welche Vorkehrungen haben Sie getroffen, dass sich die Mitarbeiter hier drin wohl fühlen?

Wir haben insbesondere auf die Akustik geachtet und in schallschluckende Elemente investiert. Teppich, Schreibtischseitenwände und Segel über den Lampen schlucken allesamt Schall. Dabei wurden wir von Architekten unterstützt, die sich mit diesen Themen gut auskennen. Einige Teams sitzen an Schreibtisch-Rotoren, die einen schnellen Austausch ermöglichen. Ein großer Konferenztisch ist der zentrale Meeting-Bereich. Statt einer kleinen Teeküche haben wir ein eine offene Küche mit Tresen, Tischen und einer guten Kaffeemaschine. Auch das fördert den Austausch, hier kann man sich auf einen Kaffee treffen oder einen Besucher empfangen.

Worauf muss man bei der Realisation eines Newsrooms achten?

Die Umsetzung eines Newsroom-Konzept steht nur beispielhaft für die Frage: Wie wollen wir anders zusammenarbeiten? Sie können neue Strukturen und Organigramme entwickeln, wenn in den Köpfen aber nicht die Bereitschaft da ist anders zusammenzuarbeiten, nutzt das alles wenig. Dann verschanze ich mit hinter meiner Yucca-Palme im Einzelbüro und mache alles so wie immer. Deshalb muss sich etwas im unmittelbaren Arbeitsumfeld eines Jeden ändern, damit spürbar ist: Es ändert sich wirklich etwas in der Zusammenarbeit. Als unser Umzugstermin in den Newsroom fest stand, entstand während des damaligen Change-Prozesses schlagartig eine gewisse Unruhe. Plötzlich waren Sorgen, Nöte und viele Fragen da: Wie sitze ich da? Mit wem sitze ich zusammen? Werde ich dort noch in Ruhe arbeiten können? Ich denke, das war eine positive Unruhe, die nötig war.

Was machen Sie mit dem Mitarbeiter, der die Yucca-Palme mitzügeln will?

Natürlich sind auch ein paar Grünpflanzen mit umgezogen. Generell haben wir viel von der dpa und ihrem Umzug in den großen neuen Newsroom in Berlin gelernt. Durch ein eher zufälliges Gespräch, haben wir einiges von deren äußerst professionell umgesetzten Umzug „abgeschaut“. Auch wir haben einen Baustellenbesuch organisiert und die Konzeption vorab immer wieder erklärt. Auch wir haben eine „Newsroom-Etiquette“, also Spielregeln für die Zusammenarbeit, verabschiedet. Eine Arbeitsgruppe hat dies im  Austausch mit den Kollegen erarbeitet und umgesetzt. Darin sind Themen geregelt wie: Wo führt man Privatgespräche? Wie geht man um mit Essen? Wo isst man überhaupt? Wo sind die Gehwege? Dafür dienen beispielsweise die grünen Laufwege im Teppich. Es gibt Kollegen denen es nichts ausmacht, wenn sie mit dem Rücken zum Laufweg sitzen. Andere wiederum empfinden das als störend.

Im Frühjahr 2016 wird die neue Konzernzentrale und damit ein neuer Newsroom bezogen. Was sind die Learnings für den neuen Raum?

Die Struktur der Abteilung hat sich seit dem Start des Newsrooms zweimal verändert. Dadurch konnten wir viele Lektionen, die wir im Alltag gelernt haben, auch bereits umsetzen. Das gilt insbesondere für die Pressestelle und das Governance-Team.

Und wenn Sie völlig freie Bahn hätten, den Newsroom nach Ihren Vorstellungen zu gestalten?

Dann wäre das idealerweise ein großer Raum auf einer Etage mit kurzen Wegen und schneller Erreichbarkeit aller Kollegen und Teams. Aber auch mit Rückzugsmöglichkeiten zum Nachdenken, Austauschen oder Beraten. Das können offenen Küchen sein oder Besprechungsräume hinter Glas. Am zentralen News-Desk werden die Kanäle betreut und befüllt. Die Teams arbeiten nach Themen zusammen und können sich per Zuruf organisieren.

Ab welcher Unternehmensgrösse macht ein Newsroom Sinn?

Es gibt keine goldene Regel. Da hängt von den Zielen, Erfordernissen und Abläufen eines Teams oder einer Organisation ab. Ich halte generell aber viel davon, Wände einzureissen – für mehr Transparenz und Schnelligkeit. Ich persönlich bin in Großraumbüros beruflich „aufgewachsen“ und habe durch die Offenheit immer viel gelernt.

Ich bedanke mich bei Oliver Santen für die Zeit, die er sich genommen hat und den offenen Austausch, der es uns Berufskollegen möglich macht, aus den Erfahrungen bei Siemens zu lernen.

Das Thema ist noch jung und ich weiss, dass verschiedene Unternehmen sich damit beschäftigen. Gerne setze ich darum diese Serie fort. Wer ebenfalls in einem Newsroom oder Open Space arbeitet und Erfahrungen teilen möchte, soll sich gerne via Kommentar oder Mail bei mir melden. Auf den Austausch freue ich mich.

Haben Sie die anderen Beiträge dieser Serie gelesen? Teil 1: Funktionen und Rollen und Teil 2: Content-Planung und Abläufe.

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